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A palavra "análise" se origina da língua grega, que significa separar em partes, soltar e dissolver. Uma análise SWOT faz isso quebrando por camadas" (Williams, 1996) e é amplamente utilizado em muitas organizações.
As iniciais do acrônimo e mnemônico ‘SWOT' representam os quatro fatores de Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats).
Em uma organização, uma análise SWOT envolve apontar essas áreas para ajudar os gestores na identificação dos fatores-chave, dando-lhes assim um foco sobre o que precisa ser abordado e uma consciência das oportunidades relevantes e ameaças possíveis.
Dentro da análise SWOT, os pontos fortes e fracos são vistos como fatores internos que são controláveis e podem ser agidos (por exemplo, posição no mercado, rotatividade de funcionários). As Oportunidades e Ameaças são fatores externos, incontroláveis. Estes formam o ambiente externo no qual a organização opera.
Por que aplicar a análise SWOT em Gerenciamento de Projetos?
Análise SWOT em gerenciamento de projetos é um processo simples de aplicar, mas muito eficaz. A análise permite ao gerente de projeto identificar as principais lacunas do projeto. Ao implementar as metodologias corretas para a análise, é possível mitigar riscos e antecipar problemas que poderiam impactar no prazo e orçamento do projeto.
Devido à natureza da técnica, é importante realizar a análise SWOT durante a fase de Iniciação do projeto, pois irá fornecer uma estrutura sólida para o seu plano de projeto.
Embora a finalidade da análise SWOT possa ser muito clara no papel, a sua implementação na prática pode variar. Além disso, dependendo da mediação, é comum que a discussão entre as partes interessadas fique fora do tópico durante a sessão. Por esta razão, é importante criar um conjunto de perguntas pré-definidas. Isso servirá como guia para a sua sessão de análise SWOT. Você como gerente de projeto também pode apresentar um conjunto inicial de conclusões para discussão.
Perguntas que podem te ajudar na aplicação da análise SWOT em seus projetos:
Forças:
A organização tem todo o talento necessário dentro de casa?
O tempo é suficiente para completar todas as tarefas envolvidas?
Quais são os benefícios ao concluir o projeto?
O gerente do projeto já lidou com projetos semelhantes no passado?
Quão experientes são os membros da equipe?
Pontos fracos:
A organização tem os recursos para fornecer caso o projeto atrase?
Se a equipe não tem todas as habilidades necessárias, quais áreas precisam ser terceirizadas?
O cronograma é realista?
Quais são os riscos potenciais do projeto?
Oportunidades:
Este projeto aproveitará as fraquezas dos concorrentes?
Quais são as últimas tendências na indústria?
Existem novas tecnologias de que a organização deve estar ciente?
Este projeto pode ajudar em diferentes áreas do negócio?
Ameaças:
Os membros da equipe são difíceis de substituir?
Que mudanças poderiam afetar o projeto?
Existe um planejamento para a gestão de mudança organizacional?
Você acredita que a análise SWOT pode ajudar os gerentes de projetos na fase inicial do projeto?