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Por Forbes
O gerenciamento de tarefas e projetos é uma habilidade essencial no mercado de trabalho. A maioria está lidando com vários projetos e demandas no seu tempo, por isso o autogerenciamento e a priorização de tarefas ganha muita importância neste momento.
Abaixo 16 estratégias compartilhadas pelos principais profissionais da área de gerenciamento de projetos que podem ser aplicadas pelo líder de projetos.
1. Deixe sua equipe ser dona dos projetos pelos quais é apaixonada.
Uma estratégia de gerenciamento é criar uma equipe na qual as pessoas se sintam donas dos projetos. Isso motiva a diminuição do gerenciamento centralizado no líder do projeto e equilibra a responsabilidade entre os membros da equipe, criando equipes autogerenciáveis. Aqueles que são apaixonados pelo projeto se entregam do começo ao fim, e geralmente contribuem para a conclusão dos projetos mais rapidamente e com melhores resultados. - Sergei Anikin, Pipedrive
2. Estabeleça metas e objetivos em equipe.
Muitas tarefas em que acabamos focando estão mais relacionadas à atividade do que à produtividade. Para garantir que nosso foco esteja nas tarefas produtivas, toda a equipe deve estar alinhada aos objetivos do projeto e às tarefas que todos devem executar para contribuir com esses objetivos. Quando todos compreendem sua função, definir e focar em marcos para realizar tarefas maiores leva a um progresso melhor. - Randy Watkins, Critical Start
3. Tenha uma ferramenta de comunicação central.
O primeiro e mais importante passo é definir o objetivo do projeto e o alinhar as expectativas. Todo o gerenciamento de projetos moderno se resume a gerenciar as expectativas. O sistema circulatório da gestão moderna são os canais de comunicação. A chave do sucesso é ter uma ferramenta colaborativa de gerenciamento de tarefas combinada com uma base de conhecimento - algo como Jira combinado com Confluence. - Dennis Turpitka, Apriorit
4. Crie uma matriz Eisenhower.
Busco inspiração em Eisenhower e utilizo diariamente uma matriz de Eisenhower. Faço quatro caixas com “Urgência” no eixo x e “Importância” no eixo y. Isso me permite agrupar tarefas em quatro categorias: "Urgente/Importante", "Urgente/Não Importante", "Não Urgente/Importante" e "Não Urgente/Não Importante". É uma maneira poderosa de descobrir o que precisa ser feito quando. - Michael Zaic, Wild Sky Media
5. Realize reuniões periódicas de ponto de controle.
Alguns princípios se enquadram na estrutura ágil de gerenciamento de projetos, mas o que eu acho mais útil é ter pontos de controle periódicos. Nessas reuniões, os membros da equipe analisam o que fizeram e o que farão, bem como se existem obstáculos no caminho. Isso permite que os funcionários repassem todos os projetos em que estão trabalhando para fornecer atualizações regulares. - Kison Patel, DealRoom
6. Gerenciar as expectativas do cliente.
Os clientes são famosos por aumentar o escopo ou fazer alterações no que desejam. Uma das melhores maneiras de lidar com isso é gerenciar a expectativa do cliente quanto ao que ele receberá. Isso pode significar que, como gerente de projetos, você precisará informar aos clientes que a solicitação deles está fora do escopo e requer uma modificação do contrato que pode afetar custos e/ou cronogramas. - Michael Hoyt, Life Cycle Engineering, Inc.
7. Trate seus dias como sprints.
Gerenciamento de tempo é essencial. Trato meus dias como sprints com prazos específicos para cada atividade. Deixo um tempo a tarde à tarde para retornar ao que preciso para revisão ou acompanhamento adicional. Defino horários específicos para e-mails, telefonemas, reuniões etc. E, o mais importante, não os deixo interferir. - Wesley Crook, FP Complete
8. Monitore e lide com riscos positivos e negativos.
As organizações que possuem projetos ágeis devem realinhar suas percepções de risco. Embora o risco negativo deva ser cuidadosamente gerenciado, as equipes devem adotar um risco positivo para maximizar o valor do negócio. Matrizes de risco, gráficos de burndown de risco e mapas de histórias de usuário modificados por risco devem ser incluídos nas paredes ágeis e devem ser ajustados para ajudar as equipes a identificar, monitorar e abordar riscos positivos e negativos. - Christopher Yang, Corporate Travel Management
9. Contrate pessoas mais inteligentes e alimente novos líderes.
Como líder, não há maior alegria do que ver aqueles que fizeram parte do seu time, superar você em talento e sucesso. Esse é o seu legado duradouro. Contrate pessoas mais inteligentes que você e alimente suas habilidades de liderança. Existe o velho ditado: "Se você quer ir rápido, vá sozinho, mas se quiser ir longe, vá junto". Desenvolva uma equipe robusta de líderes e permita que eles tenham sucesso. - José Morey, Liberty BioSecurity
10. Priorize os projetos que darão resultados e agreguem valor ao negócio.
Os líderes técnicos e funcionais estão constantemente analisando vários projetos e iniciativas ao mesmo tempo. Mas você precisa selecionar e priorizar projetos que farão a maior diferença e agreguem valor ao negócio. Projetos não essenciais podem realmente resultar em perda de produtividade. Selecionar os projetos certos é, na verdade, uma habilidade que vem do entendimento da estratégia de negócios combinada com uma abordagem orientada a dados que afetará os principais indicadores de desempenho. - John Shin, RSI Security
11. Aproveite os serviços de outsourcing (terceirizados) ou managed services.
Se você lidera um grupo de engenharia ou desenvolvimento e suas tarefas incluem a manutenção de conjuntos de ferramentas, os serviços de outsourcing podem ser uma dádiva de Deus. O mesmo acontece se você é administrador de sistemas ou aplicativos. Qualquer empresa terceirizada poderá lhe apoiar em vários tipos de atividades, como administração e implementação, treinamento do usuário, solução de problemas, problemas de suporte e similares. - John McDonald, ClearObject
12. Mantenha uma cultura de responsabilidade.
Mesmo antes que habilidades específicas de gerenciamento de tarefas ou projetos entrem em jogo, é importante manter uma cultura de responsabilidade. Comece com você mesmo. Cumpra seus próprios compromissos e admita erros. Defina suas expectativas. Peça compromissos. Esteja aberto ao feedback. Treine as pessoas sobre como prestar contas e responsabilizar os outros, e entenda quais devem ser as consequências para o fraco desempenho. - Steve Pao, Hillwork, LLC
13. Coloque os detalhes no papel com antecedência.
Descreva todos os detalhes e estabeleça todos os planos antes mesmo do lançamento do projeto. Esse movimento geralmente é subestimado, mas pode realmente percorrer um longo caminho. Estabelecer uma base sólida para projetos garantirá que você não precisará gerencia-los diariamente. Se sua equipe sabe o que fazer, o processo será tranquilo e bem-sucedido. - Daria Leshchenko, SupportYourApp Inc.
14. Pare de microgerenciar sua equipe.
Permita que os membros da sua equipe assumam o controle total de suas áreas de responsabilidade. Mantenha-os ocupados entre 70% a 80% do seu esforço, isso ajuda a reduzir os níveis de estresse e permitir o pensamento criativo em momentos de crise. Para garantir uma entrega eficaz, evite qualquer tipo de microgerenciamento e controle de táticas. É ruinosa para os dois lados. Em suma, verifique se a sua equipe sempre entende o seu "o quê" e pode lhe trazer o "como". - Aleksandr Galkin, Competera
15. Limite as distrações durante o seu 'tempo de foco'.
Multitarefa é um mito! Para fazer um trabalho mais profundo, você precisa limitar as distrações. Para fazer isso, você precisa de práticas culturais e individuais que permitam que as pessoas fiquem off-line por períodos de tempo e que respeitem esse horário, para que as pessoas se sintam confortáveis em desligar as distrações e se aprofundar. - Amith Nagarajan, rasa.io
16. Implementar boas práticas de relatório de status.
Como líder técnico, preciso conhecer os detalhes de alto nível do projeto (cronograma, linha de tempo, se o projeto está no caminho certo, se alguém precisar da minha ajuda para remover um obstáculo etc.). Dessa forma, fico atualizado, sei quando preciso me envolver e posso manter minha agenda em andamento. O ideal é ter um sistema colaborativo para manter os relatórios e reuniões de status nos trilhos. - Thomas Griffin, OptinMonster
Tradução e adaptação: Esdras Eliwan.